Bedeutung von Definitionen in der Welt des Policy- und Procedure-Writing - Boring? Nein

March 27th, 2018

 
Richtlinien- und Verfahrensdokumente und -handbücher enthalten mehrere wichtige Wörter und Ausdrücke, die häufig von Richtlinien- und Verfahrensautoren missverstanden werden. Und die Art und Weise, wie diese Wörter verwendet werden, kann tatsächlich die gesamte Bedeutung Ihrer Richtlinien- und Verfahrensdokumente verändern. Die Definition dieser Wörter ist eine einfache Aufgabe; Was die Aufgabe schwierig macht, ist, wie die Wörter miteinander interagieren. Zum Beispiel, wann ist eine Leitlinie eine Prozedur? Und wann verwenden Sie das Wort, die Prozedur oder die Phrase, Standard Operating Procedure? Oder wann enthält ein Verfahren Richtlinien statt Standards? Oder wann werden Richtlinien zu Standards oder wann werden Standards zu Richtlinien? Siehst du die Verwirrung? Tatsächlich hängt die Antwort auf all diese Fragen von Ihrem Branchentyp, Ihrer Kultur, Ihrer Umgebung, Ihren Benutzern und natürlich dem Inhalt Ihrer Richtlinien und Verfahren ab. Die für einen Richtlinien- und Prozedurschreiber wichtigsten Definitionen umfassen die folgenden Wörter und Sätze: Politik     Verfahren     Standardarbeitsanweisung (SOP)     Richtlinien     Standards     Inhalt     Schreibformat PolicyA POLICY ist eine vordefinierte Vorgehensweise, die als Richtlinie für akzeptierte Geschäftsstrategien und -ziele dient. Die Absicht der Richtlinie könnte darin bestehen, ein Mandat festzulegen, eine strategische Ausrichtung zu geben oder zu zeigen, wie das Management ein Thema behandelt. Im Allgemeinen sollte eine Richtlinie Informationen darüber enthalten, was, warum und wer, aber nicht wie. Die Politik ändert sich selten und stellt oft die Weichen für die absehbare Zukunft. Richtlinien schaffen Erwartungen und Richtlinien für Maßnahmen. Das Wort Politik kann auch verwendet werden, um Entwicklungen in der Gesetzgebung und Regulierung oder öffentliche Politik zu beschreiben. Und um das noch weiter zu verwechseln, tendieren Colleges und Universitäten dazu, institutionell zu denken. Zusammenfassend kann der Begriff "Politik" als Taktik, Strategien, Ziele, Ziele, Pläne, Regeln, Schemata oder Protokolle für Unternehmen oder Institutionen verstanden werden. Für den Kontext von Richtlinien und Verfahren verweisen Sie auf eine Grundsatzerklärung als grundlegende Ziele, Ziele, Visionen, Einstellungen und Unternehmenskultur. Stellen Sie sich die Richtlinie als Leitlinie für die Verfahren vor. Zwar befürworte ich die Verwendung von Richtlinienanweisungen in Verfahrensdokumenten, einige Autoren führen jedoch ein Richtlinienhandbuch mit nur Richtliniendokumenten oder Leitprinzipien und ein Verfahrenshandbuch mit Verfahren, die die entsprechenden Richtliniendokumente unterstützen.ProcedureA PROCEDURE beschreibt die Vorgehensweise einer Methode Kann erreicht werden. Verfahren identifizieren die Personen, die Orte, die Prozesse, die Formulare und alle Aktionen, die zur Ausführung einer oder mehrerer Richtlinienanweisungen erforderlich sind. Prozeduren enthalten normalerweise einen oder mehrere Sätze, die beschreiben, wie eine Aufgabe ausgeführt oder ein Ziel erreicht wird. Jedes Verfahren hat eine Aktion, eine Entscheidung und / oder einen sich wiederholenden Schritt. Wo Richtlinien Richtlinien für ein ganzes Unternehmen bereitstellen können; Prozeduren haben im Allgemeinen einen Startpunkt (Anfangsbedingungen) und einen Endpunkt (Ziel). Synonyme für Prozeduren können Standardarbeitsanweisungen, SOP, Abteilungsoperationsverfahren, DOP, Qualitätsoperationsverfahren, QOP oder sogar Prozesse, Methoden, Operationen, Praktiken, Programme, Systeme oder Schemata sein. Denken Sie an Prozeduren als einen Ort, um die Prozesse zu zeigen von Anfang bis Ende oder von A bis Z. Mit dem richtigen Schreibformat gibt es einen spezifischen Abschnitt, der die Abfolge der Prozesse von Anfang bis Ende umreißt.Standard Operating Procedure (SOP) Stellen Sie sich Prozeduren als Geschäftsverfahren vor, die Richtlinien zur Unterstützung bieten eine Geschäftspolitik. Das STANDARD-BETRIEBSVERFAHREN hingegen ist eine Reihe von Anweisungen, die jene Merkmale oder Vorgänge abdecken, die sich ohne Wirksamkeitsverlust zu einem bestimmten oder standardisierten Verfahren eignen. Verwirrend? Ja glaube ich auch. Ein Standardarbeitsverfahren ist ein Verfahren, das über Standards spricht, die routinemäßige und sich wiederholende Aufgaben beschreiben. Dieser Begriff ist in der Regel in militärischen Handbüchern zu finden. Lassen Sie uns ein Beispiel betrachten. Eine geschäftliche Vorgehensweise könnte darin bestehen, wie Sie eine Spesenabrechnung für eine Reise von Boston nach Miami erstellen können. Während ein Standardarbeitsverfahren eine Reihe von Anweisungen zum Zusammenbauen eines Flügels in einem Flugzeug umreißt. Sieh den Unterschied? Die erste Prozedur, eine Geschäftsprozedur, enthält eine sequenzielle Methode zum Ausführen einer Nicht-Routine-Fahrt, die eine beliebige Anzahl von Variablen haben könnte, während die Standardbetriebs-Prozedur Schritte enthält, die jedes Mal, wenn ein neuer Flügel zusammengesetzt wird, immer wieder wiederholt werden. Jedes Teil innerhalb der Flügelanordnung wird auf die gleiche Weise beschafft und / oder zusammengebaut. Dies gilt nicht für ein Geschäftsverfahren. Richtlinien Eine GUIDELINE ist ein empfohlener Prozess, der befolgt werden sollte, gegenüber einem Standard, der befolgt werden muss. Eine Richtlinie bietet Vorschläge; Ein wesentlicher Unterschied zu einem Standard besteht darin, dass eine Richtlinie niemals zwingend vorgeschrieben ist. Verfahren bestehen aus Richtlinien oder Standards, aber selten beides. Wenn die Schritte in einer Prozedur genau sein müssen, werden die Schritte als Standards betrachtet. Wenn die Schritte in einer Prozedur jedoch nur empfohlen werden, gelten die Schritte als Richtlinien.StandardsA STANDARD ist eine Reihe von Regeln, die ohne Ausnahme befolgt werden müssen. jedes Mal. Ein Standard ist ein erforderlicher Ansatz für die Durchführung einer Aktivität oder Aufgabe. Wir hören oft von Standards, wenn wir an Standards denken, die von Organisationen oder sogar von Normenverbänden wie der ISO International Standards Organization oder dem National Institute of Standards and Technology vorgeschlagen werden. Eine Norm ist ein erforderliches Verfahren, das eine technische Anforderung, eine gesetzliche Verpflichtung oder eine Verpflichtung widerspiegelt das muss befolgt werden. Eine offensichtliche Verwendung von Standards existiert für Programmiersprachen, Betriebssysteme, Datenformate, Kommunikationsprotokolle und elektrische Schnittstellen. In der Welt der Richtlinien und Verfahren würde ich denken, dass die meisten Richtlinien und Prozeduren Autoren Prozeduren und Richtlinien schreiben, nicht Prozeduren und Standards es sei denn, es gibt einen bestimmten Zweck, wie z. B. Montageanweisungen in einer Fertigungsumgebung oder in einer Militärspezifikation oder Mil-Spec, das die technischen Spezifikationen für ein vom US-Militär gekauftes Produkt regelt. InhaltDer Begriff CONTENT kann sich je nach Kontext und Publikum auf viele verschiedene Dinge beziehen. Bei Richtlinien und Prozeduren bezieht sich Inhalt auf den Hauptteil des Richtlinien- oder Prozedurdokuments, also auf alles zwischen der Kopfzeile und der Fußzeile des Dokuments. Einfach gesagt, Inhalt sind Ihre Wörter, Sätze, Absätze und Schreibstile. Schreibweise FormatA SCHREIBFORMAT (Schreibformat) ist eine strukturierte Methode zur konsistenten und logischen Darstellung von Richtlinien- und Verfahrensinhalten. Stellen Sie sich ein Schreibformat vor, mit dem Sie Ihre Richtlinien und Verfahren nacheinander von Anfang bis Ende darstellen können. Das Schreibformat ist das Herzstück eines Systems für Richtlinien und Prozeduren. Leider gibt es einige Richtlinien- und Prozedurensysteme, die kein konsistentes Schreibformat verwenden und daher die Verwirrung unter den Benutzern beim Versuch, die Absicht der Richtlinien- oder Verfahrensdokumente zu verstehen und anzuwenden. Wann immer ich mich bezüglich Richtlinien und Verfahren erkundigt habe, warum Die aktuelle Infrastruktur versagt und warum die aktuellen Richtlinien und Verfahren auf einem Bücherregal verstauben oder auf einer Festplatte verloren gehen, liegt oft an dem Fehlen eines konsistenten Schreibformats, das vom Top-Management genehmigt wurde. Ein Schreibformat bietet nicht nur eine Struktur, sondern bietet auch die Möglichkeit, die Prozesse sinnvoll zu gestalten. Das Format beinhaltet nicht nur die Prozesse, sondern auch den Zweck und Umfang und die Verantwortlichkeiten derjenigen, die die Richtlinien- oder Verfahrensdokumente verwenden. Es gibt Bücher, die auf das Schreibformat geschrieben sind: Ich schlage vor, dass Sie sie lesen, da das Schreibformat das wichtigste Konzept ist verstehe in jedem Buch über Richtlinien und Verfahren.Biographie: Stephen B. Page ist ein Experte auf dem Gebiet der Richtlinien und Verfahren. Er hat einen MBA von UCLA und ist in Records Management, Formularberatung, Projektmanagement und Software Engineering zertifiziert. Er entwirft seine eigene Website und vermarktet seine Bücher über die Website unter: (http://www.companymanuals.com). Sehen Sie sich seine Details an und erhalten Sie 20-56% Rabatt. Stephen hat für Unternehmen wie Eastman Kodak, Boeing Aircraft, Litton Industries, Nationwide Insurance und TransUnion gearbeitet. Er hat in mehreren Branchen gearbeitet, darunter Banken, Einzelhandel, Fertigung, Beratung, Finanzdienstleistungen, Luft- und Raumfahrt und verschiedene Regierungsbehörden. Stephen hat für den Malcolm Baldrige Award, Value Engineering, Six Sigma, ISO 9000 Qualitätsstandards, CMM geführt oder teilgenommen und CMMI und Total Quality Management. Er hat mehr als 6000 Richtlinien und Verfahren geschrieben und mehr als 3000 Formulare entworfen. Stephan ist der perfekte Autor für Richtlinien- und Verfahrensbücher, weil er fast jede Situation, die Sie haben, kennengelernt hat und Methoden gefunden hat, um sie zu verbessern.