Das Problem mit Richtlinien

March 27th, 2018

 
In vielen Facetten des Lebens werden gute Absichten häufig von schlechter Umsetzung überschattet. Dies gilt insbesondere für die Unternehmensrichtlinien und -abläufe in der Geschäftswelt. Richtlinien und Verfahren sind äußerst wichtig und absolut notwendig. Organisationen müssen über Richtlinien und Verfahren verfügen, damit die Abläufe reibungslos funktionieren und das Personal weiß, was es kann und was nicht. Aber die gute Absicht einer Politik oder eines Verfahrens kann sich schnell in einen Albtraum verwandeln, wenn es nicht mit Sorgfalt entwickelt und umgesetzt wird. Der Grund dafür, dass "Politik" und "Verfahren" zwei verschiedene Wörter sind, liegt darin, dass sie zwei verschiedene Dinge bedeuten . Aber allzu oft werden die Begriffe Politik und Verfahren synonym verwendet; und darin liegt der Kern des Problems. Eine "Politik" sollte eine ziemlich spezifische Aussage über die gewünschte Absicht sein, die eine ziemlich breite Aussage darüber enthält, wie diese Absicht erreicht werden soll. Im Gegensatz dazu sollte ein "Verfahren" eine detaillierte Aufzählung von Maßnahmen sein, die unter bestimmten definierten Umständen für die Erreichung eines gewünschten Ergebnisses und der damit verbundenen Politik zu befolgen sind. Wenn eine Politik in ihrer Absichtserklärung zu spezifisch wird, wandert sie in den Bereich des Verfahrens. Wenn die Handlungen eines Verfahrens in Bezug auf allgemein definierte Umstände sehr genau beschrieben werden, können die Verfahren verfolgt oder auf Umstände angewendet werden, die nie beabsichtigt waren. Und wenn die Handlungen eines Verfahrens dem erklärten Ziel der entsprechenden Politik widersprechen, entsteht Verwirrung und es werden Fehler gemacht. In meinen mehr als 30 Jahren der Entwicklung und Überprüfung von Richtlinien und Verfahren in den Bereichen Sicherheit und Verlustprävention habe ich eine Lektion gelernt, die mir sehr geholfen hat: Die besten Richtlinien und Verfahren sind diejenigen, die gut genug definiert sind, um die gewünschten Ziele zu erreichen Sie lassen jedoch genügend Spielraum für gesunden Menschenverstand und Initiative. Es sollte ziemlich offensichtlich sein, dass in den Richtlinien und Verfahren ein gewisser Spielraum erforderlich ist. Nur wenige Dinge im Leben können einfach als schwarz oder weiß kategorisiert werden - wir leben in einer Welt der Grautöne. Selbst wenn eine scheinbar schwarz-weiße Situation entsteht (richtig gegen falsch, gut gegen böse, Regeleinhaltung gegen Regelverletzung), ist es fast immer anders und einzigartig von anderen solchen Schwarz-Weiß-Situationen, denn während Die Handlung kann dieselbe sein, die Umstände sind immer verschieden. Und da gute Politiken und Verfahren in Bezug auf die Umstände entwickelt werden sollten, müssen gute Politiken und Verfahren notwendig sein, um diese Unterschiede in den Umständen zu berücksichtigen. Mit anderen Worten, die Richtlinien und Verfahren sollten so flexibel gestaltet sein, dass sie eine angemessene Situationsanalyse, Interpretation und Initiative ermöglichen und gleichzeitig die gewünschten Ergebnisse liefern. Vor allem in Bezug auf die Verfahren, sind die operativen Parameter viel besser als spezifisch festgelegte Maßnahmen. Einer der Gründe, dass schlechte Politiken und Verfahren gibt es, weil die Geschäftswelt ist süchtig nach Spielen der Nachfolge-Führer geworden. Immer wenn der aktuelle Business-Guru mit einer neuen Managementphilosophie auftaucht, müssen wir es selbst ausprobieren, denn wenn wir es nicht tun, und unsere Konkurrenten, dann fühlen wir uns irgendwie minderwertig und "hinter der Kurve". Das aktuelle Modewort und der aktuelle Trend sind beispielsweise "Null-Toleranz" in Richtlinien. Vielleicht gut gemeint in der Theorie, aber fast nie gut in der Praxis, weil solche Politiken normalerweise genau das Gegenteil von dem entwickelt werden, was dieser Artikel vertritt: Die Ziele sind zu allgemein definiert, und die mandatierten Maßnahmen sind zu eng definiert. Null-Toleranz-Politiken erlauben fast nie den gesunden Menschenverstand und die Initiative, die eine wirklich gute Politik nicht nur erlaubt, sondern fördert. Lassen Sie mich illustrieren: Die Nachrichten sind voller Berichte von Kindern, die wegen des Besitzes von etwas so harmlosem wie der Schule verwiesen wurden Aspirin. Warum? Weil die Null-Toleranz-Politik, die als Grundlage für die Ausweisung verwendet wurde, einfach besagt, dass Studenten mit Drogen (ein sehr breiter, allgemeiner Begriff) automatisch ausgewiesen werden müssen (eine sehr eng definierte Aktion). Ich nehme an, dass die verantwortlichen Personen Bei der Entwicklung einer solchen Politik wurde dieses Szenario nicht berücksichtigt. Aber aus einer Vielzahl von Gründen - Zeit, Budget, Haftung und so weiter - gibt es allgemeine Fehleinschätzungen bezüglich der Politik im Allgemeinen: - Wir glauben, dass wir versuchen müssen, so wenig Politik wie möglich zu machen (leichter zu merken, weniger Größe) das Policy Manual) - wir glauben, dass jede dieser wenigen Richtlinien so umfassend wie möglich sein muss (je weniger die Richtlinien, desto mehr Boden muss jeder abdecken) - Wir glauben, dass jedes Verfahren sehr eng definierte Aktionen spezifizieren muss (um den Policy Enforcern genau zu sagen, was zu tun ist) - wir glauben, dass die definierten Handlungen keinen Raum für Interpretation lassen (die Politik trifft die Entscheidung, nicht die Person, die die Richtlinie durchsetzt) ) - Wir glauben, dass jedes Verfahren streng sanktionierte Sanktionen haben muss (wenn die Politik dies vorsieht, kann es keine Debatte geben). Das unglückliche Ergebnis einer solchen Politik ist jedoch, dass eine niemals erwartete Situation eintreten wird, die nicht genau zu einer bestimmten Politik passt . Es wird also eine Politik angewandt, die der Situation im Entferntesten ähnelt, und es wird eine Politik angewandt, die niemals für die spezifische Situation gedacht ist. Daraus ergeben sich unvermeidlich unerwünschte Konsequenzen und Folgen. Ich bin der festen Überzeugung, dass die meisten operationellen Strategien und Verfahren so entwickelt werden müssen, dass den für ihre Umsetzung und Durchsetzung Verantwortlichen eine gewisse Eigeninitiative eingeräumt werden kann. Diskretion und Urteilsvermögen. Da nur sehr wenige Dinge im Leben schwarz und weiß sind, dürfen die Menschen nicht nur zu diesen beiden Entscheidungen gezwungen werden, wenn sich Situationen ergeben, in denen es um politische Auslegung und Anwendung geht. Wenn die mit der Durchsetzung der Richtlinien betrauten Personen ausgewählt und gut geschult wurden, sollte ihnen nicht nur die Verantwortung für die Durchsetzung übertragen werden, sondern auch die Autorität für eine angemessene Auslegung und Anpassung. Jon C. Paul, CPP ist ein unabhängiger Sicherheitsberater und vom Gericht anerkannter Sicherheitsexperte; Er ist Board Certified im Sicherheitsmanagement. Mr. Pauls Geschäftsbereich, Special Service, bietet ausgelagerte Sicherheitsberatungs- und -verwaltungsdienste sowie Rechtsstreitigkeiten. Mr. Pauls Blog, The Security Consultant, enthält sowohl konzeptionelle als auch praktische Kommentare zu einer Vielzahl von sicherheitsrelevanten Themen. Http://specialservice-security.com/ http://thesecurityconsultant.blogspot.com/