Formularverwaltung und Richtlinien und Verfahren - wichtig? Darauf kannst du wetten!

March 27th, 2018

 
Formularverwaltung und Richtlinien und Verfahren: Wichtig? Ja, definitivFormulare sind für den Betrieb jeder Organisation entscheidend, unabhängig davon, ob die Formulare in Papierform oder in elektronischen Formaten vorliegen. Jeder benutzt Formulare in seinem täglichen Leben aus Internet-Umfragen, Einkaufswagen, Feedback-Formularen oder sogar einer Fill-in-E-Mail im Kontaktbereich vieler Websites. Und Papierformen sind keineswegs tot. Papierformulare werden immer noch verwendet, um einen Führerschein zu beantragen oder die Registrierung für Ihr Auto abzuschließen oder Geld von Ihrem Giro- oder Sparkonto einzahlen oder abheben. Physische Formulare sind überall.Business-Formulare sind Management-Tools, die beim Schreiben, Übertragen und Berichten von Geschäftsinformationen helfen. Es gibt zwei Möglichkeiten, ein Formular anzuzeigen: gedruckt und elektronisch. Ein gedrucktes Formular ist ein Dokument, das Anweisungen mit sich wiederholenden Informationen enthält, die in einer festen Position vorgedruckt sind, um Schreib- und Referenzzeit zu sparen. Ein elektronisches Formular ist ein Dokument, das auf einer elektronischen Speichervorrichtung gespeichert ist, die bei Bedarf auf einem Computermonitor verfügbar gemacht wird. Elektronische Formulare können mit Feldern gestaltet werden, deren Größe sich ändert, wenn Text eingegeben wird, wobei Dropdown-Menüs, aktive Schaltflächen und elektronische Formulare sogar an eine Datenbank gebunden werden können, die die in das elektronische Formular eingegebenen Informationen sammelt. Denken Sie daran, dass elektronische Formulare genauso wie gedruckte Formulare sein können, genauso wie gedruckte Formulare, die in PDF-editierbaren Formaten gespeichert sind, jetzt mit der richtigen Software. Formulare können viel über eine Organisation offenlegen. Formulare können Ihren Kunden mitteilen viel über Ihre Organisation. Zum Beispiel kann Aussehen allein bedeuten, dass das Unternehmen entweder altmodisch oder fortschrittlich ist. Eine leichte Fertigstellung kann den Unterschied zwischen erneuerten Geschäft und dem Kunden bedeuten, der woanders geht. In Branchen wie Versicherungen und Banken kann dies ein wichtiges Thema sein. Da Formulare oft das Lebenselixier einer Organisation sind, könnte eine gute Formularverwaltung den Unterschied in der strategischen Richtung, der Vision und der Mission Ihres Unternehmens bedeuten. Ich erinnere mich daran, ein Besucherformular in der Geschäftsstelle eines großen Filmunternehmens gesehen zu haben, das grob war erstellt auf einer Schreibmaschine. Die Form projizierte ein schlechtes Image des Unternehmens. Wenn ich ein Kunde dieses großen Unternehmens wäre, würde ich mich sicherlich fragen, warum das Unternehmen sich nicht die Zeit genommen hat, ein professionell aussehendes Formular zu erstellen, das jeder potentielle Kunde ausfüllen müsste, wenn er das Gebäude betritt. Entscheidende Bedeutung der Formularverwaltung für Richtlinien und Prozeduren Die Formularverwaltung ist für die Richtlinien- und Verfahrensautoren gleichermaßen wichtig. In vielen Unternehmen verwaltet die Abteilung Policies and Procedures entweder die Formularmanagementabteilung und / oder die Policies and Procedures Writer ist auch der Formularmanager. Diese Beziehung ist von entscheidender Bedeutung, da die meisten Prozeduren auf die eine oder andere Weise Verweise auf Formulare enthalten. Meiner Erfahrung nach spielen Formulare eine wichtige Rolle in den Richtlinien- und Prozessprozessen. Beachten Sie, dass es auch Formularprozesse sowie Richtlinien- und Prozedurprozesse geben kann. Wenn der Schreiber einen guten Job macht, dann werden die Prozesssysteme ineinandergreifen oder integriert sein. Sie können keine Richtlinien und Verfahren schreiben, ohne FIRST das Formularsystem zu analysieren. Seit vielen Jahren analysierte und entwarf ich die in einem Prozess verwendeten Formulare, bevor ich die Benutzer interviewte das Politik- und Verfahrenssystem. In einigen Fällen würde ich sogar die Formulare bestellen, bevor die Analyse der Richtlinien und Verfahren abgeschlossen ist. Diese Methode erwies sich als unschätzbar für mich, denn nachdem das Formularsystem analysiert und rationalisiert worden war, fiel die Richtlinie oder das Verfahren an die Stelle.Der größte Fehler, der von vielen Richtlinien- und Verfahrensschreibern gemacht wurde, besteht darin, die Richtlinie oder das Verfahren zu schreiben zuerst und dann bitten Sie die Formularverwaltung, sich an den Inhalt anzupassen, der in dem veröffentlichten Richtlinien- oder Verfahrensdokument enthalten ist. Das ist so ein großer Fehler und es fördert sicherlich nicht den Buy-In der Systeme. Die Arbeit der Formularmanager und der Richtlinien und Verfahren Autoren gehen Hand in Hand; Es sollte keine Ausnahme für diese Beziehung geben. Formulare in eine Richtlinie oder ein Verfahren einfügenIch bin ein starker Befürworter, dass ein Bild des Formulars und seine Formularanweisungen als Anhang zu der Richtlinie oder dem Verfahren hinzugefügt werden müssen. Bei elektronischen Formularen kann ein Link in die Richtlinie oder das Verfahren eingefügt werden, der in ein neues Fenster mit einem Beispiel des Formulars und / oder des eigentlichen Formulars zum Herunterladen oder Drucken geöffnet wird. Dies ist bei vielen Richtlinien und Prozeduren nicht der Fall Ich weiß das Erste über Formen und sie verweisen einfach auf eine Form mit ihrem Namen und ihrer Nummer, oder schlimmer noch, nur mit ihrem Namen; und dann überlassen sie es dem Leser, das referenzierte Formular zu finden. Ich fand diese Praxis aus mehreren Gründen so falsch. Beispielsweise: Das Formular wird niemals gesucht oder verwendet     Der Leser wird einen Freund nach dem Formular fragen und höchstwahrscheinlich ein veraltetes Formular bekommen, das monatelang, wenn nicht Jahre, auf dem Schreibtisch oder der Schublade des Freundes herumgelegen hätte.     Das Formular wird möglicherweise mit PR abgekürzt, und der Benutzer ist möglicherweise nicht in der Lage, die Quelle des Formulars zu erkennen. Zum Beispiel ist die Abkürzung PR, eine Kaufanforderung oder eine Art von PR-Dokument. Argumente gegen die Praxis der Aufnahme eines Formulars in eine Richtlinie oder ein VerfahrenWährend ich ein starker Befürworter der Einbettung eines Formulars in eine Richtlinie oder ein Verfahren bin, gibt es ein paar Argumente gegen diese Praxis, von denen ich keine stimme: READER SAGT: Wenn ich das Bild des Formulars in die Richtlinie oder das Verfahren einbetten, muss jedes Mal, wenn sich das Formular ändert, die Richtlinie oder das Verfahren erneut ausgegeben werden. Obwohl dies eine wahre Aussage sein könnte, sollten die Richtlinien- und Prozedurschreiber die Richtlinie oder Prozedur neu schreiben wollen, da eine Formularänderung auch eine Änderung in einem oder mehreren Prozessen nahe legt, die das Herz eines Richtlinien- oder Prozedurdokuments bilden.     READER SAGT: Warum sollte ich das Bild des Formulars einbetten, wenn ich das Formular in einem Formularkatalog referenzieren kann? Wenn sich das Formular ändern sollte, würde der Link also unverändert bleiben und ich müsste die Richtlinie oder Prozedur nicht jedes Mal ändern, wenn sich das Formular ändert. Dieses Argument hat zwei Probleme: (1) das gleiche Argument oben gilt, dass wenn sich ein Formular ändert, dann sollte der Inhalt der Richtlinie oder Prozedur auch ändern und (2) Ich habe es selten gefunden, dass ein Unternehmen die Ressourcen zur Verfügung hat Formularkatalog so wie es gepflegt werden soll. Daher würde ich diesem Argument zustimmen, wenn der Formularkatalog regelmäßig gepflegt wird und wenn die Person, die den Katalog führt, in engem Kontakt mit dem Richtlinien - und Verfahrensschreiber steht, so dass jede Formänderung analysiert werden kann, um zu bestimmen, ob es einen Einfluss auf die aktuelle Richtlinien und Verfahren, die dieses Formular verwenden. Quellen zum Auffinden von Hilfe Verstehen von Formularen Die wichtigste Vereinigung in den Vereinigten Staaten ist die Business Forms Management Association, BFMA.org. Seminare, Konferenzen, Workshops und Bücher werden seinen Mitgliedern angeboten. Ich empfehle dringend, dass Sie auf ihre Website schauen, sie anrufen, beitreten und an einer Konferenz teilnehmen. Eine oder zwei Konferenzen werden ein Augenöffner für jeden Autor von Richtlinien und Verfahren sein. Eine völlig neue Welt wird sich ihnen öffnen. Zusammenfassung: Der Autor der Richtlinien und Verfahren sollte von diesem Artikel lernen und die Verantwortung für die Formularverwaltung übernehmen, falls eine existiert. Und wenn es eine Abteilung gibt und die Politik die Übernahme dieser Funktion verhindert, dann schlage ich vor, dass der Autor eine gute Beziehung mit der Formularverwaltung entwickelt und mit der Zusammenarbeit beginnt. Und wenn eine Formularabteilung nicht existiert, gehen Sie raus und Holen Sie sich das notwendige Training, um diese Funktion der Abteilung für Richtlinien und Verfahren hinzuzufügen. Der Autor der Richtlinien und Verfahren sollte die Verantwortung übernehmen und: Denken Sie darüber nach, wie Sie attraktive, effektive Formulare erstellen können, die das Image des Unternehmens verbessern und die Richtlinien und Verfahren, die es beeinflusst und / oder unterstützt, ergänzen.     Denken Sie darüber nach, wie Sie eng mit der Formularabteilung und / oder Formulardesignern zusammenarbeiten können, um sicherzustellen, dass die Formularsysteme das Richtlinien- und Verfahrenssystem ergänzen und umgekehrt.     Überlegen Sie, wie Sie den Lesern der Richtlinien und Verfahren am besten dienen und effektive Richtlinien und Verfahren schreiben können, die effektive Formulare verwenden. Biografie: Stephen B. Page ist ein Experte auf dem Gebiet der Richtlinien und Verfahren. Er hat einen MBA von UCLA und ist in Records Management, Formularberatung, Projektmanagement und Software Engineering zertifiziert. Er entwirft seine eigene Website und vermarktet seine Bücher über die Website unter: (http://www.companymanuals.com). Sehen Sie sich seine Details an und erhalten Sie 20-56% Rabatt. Stephen hat für Unternehmen wie Eastman Kodak, Boeing Aircraft, Litton Industries, Nationwide Insurance und TransUnion gearbeitet. Er hat in mehreren Branchen gearbeitet, darunter Banken, Einzelhandel, Fertigung, Beratung, Finanzdienstleistungen, Luft- und Raumfahrt und verschiedene Regierungsbehörden. Stephen hat für den Malcolm Baldrige Award, Value Engineering, Six Sigma, ISO 9000 Qualitätsstandards, CMM geführt oder teilgenommen und CMMI und Total Quality Management. Er hat mehr als 6000 Richtlinien und Verfahren geschrieben und mehr als 3000 Formulare entworfen. Stephan ist der perfekte Autor für Richtlinien- und Verfahrensbücher, weil er fast jede Situation, die Sie haben, kennengelernt hat und Methoden gefunden hat, um sie zu verbessern.