Schreiben Sie separate Richtlinien und Verfahrenshandbücher Oder schreiben Sie ein Dokument, das Richtlinien und Verfahren umfasst

March 27th, 2018

 
Ein Dilemma zum Erstellen von Richtlinien und Prozeduren: Erstellen Sie separate Richtlinien- und Verfahrenshandbücher oder erstellen Sie ein einzelnes Dokument, das sowohl Richtlinien- als auch Verfahrensanweisungen enthält? Die meisten meiner Kollegen werden sagen, dass sie separate Richtlinien- und Prozedurhandbücher schreiben. Mit anderen Worten, es gibt ein Handbuch, das nur Richtliniendokumente enthält, und ein Handbuch, das nur Verfahrensdokumente enthält. Ich habe wenige Situationen gefunden, in denen dies Sinn macht. Lassen Sie mich meine Bedenken mit dieser Praxis erklären. In meinen Richtlinien- und Verfahrensbüchern schlage ich vor, Argumente für die Einbettung von Grundsatzerklärungen in Verfahren vorzuschlagen und damit die Notwendigkeit eines zweiten Richtlinienhandbuchs zu beseitigen. Meine Methode ist viel praktischer für Referenz- und Schreibzwecke, wie wir später in diesem Artikel sehen werden. Das Thema an zwei Orten zu referenzieren wird mit SEPARATE Richtlinien- und Verfahrenshandbüchern unvernünftig. Das Problem mit der Existenz von zwei Handbüchern (Richtlinienhandbuch und ein Verfahrenshandbuch) ist, dass die Politik und Verfahren desselben oder eines ähnlichen Themas enthält oft duplizierende Informationen. Wenn ein Leser auf ein Handbuch Bezug nimmt und auf ein anderes Handbuch verweist, ist es selten, dass diese Person sich bemüht, das zweite Handbuch zu referenzieren. Dies ist nur eine Tatsache des Lebens, eine Tatsache, die ich über 30 Jahre Erfahrung in diesem Bereich gelernt habe. Selbst wenn körperliche Handbücher nebeneinander sitzen, habe ich es selten gefunden, dass der Leser einen für die Richtlinienführung und einen für die Verfahrensanleitung sieht. Sehen wir uns ein reales Beispiel an: Wenn ich ein Verfahren über Rekrutierung und Es verweist auf eine Richtlinienanweisung in einem separaten Richtlinienhandbuch. Es ist sehr unwahrscheinlich, dass ich die zusätzliche Zeit brauche, um die Richtlinienanweisung im zweiten Handbuch zu finden. Ich bin eher auf einen Hyperlink in einem Online-Handbuch klicken, aber selbst diese Praxis entfernt meinen Fokus vom aktuellen Dokument entfernt. Und der Leser hätte Glück, wenn der Leser sich die Zeit genommen hätte, Hyperlinks in das Richtlinien- oder Verfahrensdokument zu setzen, die es dem Leser erlauben, zwischen den Dokumenten hin und her zu wechseln. Dieses Problem der Bezugnahme auf Richtlinien und Verfahren in zwei Handbüchern wird noch verschärft, wenn die Handbücher physisch voneinander getrennt sind. Ich arbeitete zum Beispiel in einem Unternehmen, in dem das Richtlinienhandbuch im Bücherregal meines Managers lag, und das Verfahrenshandbuch befand sich in einem Bücherregal, das näher bei den Benutzern lag. Huch. Diese Praxis verschlimmert die Erfahrung des Lesers nur noch mehr, weil das referenzierte Handbuch nicht einmal in der Nähe ist, um auf die referenzierten Dokumente zugreifen zu können. Umständlich für Writer, um Richtlinien und Prozeduren für das gleiche oder ein ähnliches Thema zu pflegen oder das Verfahrenshandbuch dreht sich um den Prozess der Aktualisierung von Richtlinien und Verfahren. Wenn ich eine Richtlinie über Einstellungspraktiken für ein Unternehmen schreibe, ist es sehr wahrscheinlich, dass eine Duplizierung von Richtlinie zu Vorgang und von Vorgang zu Richtlinie erfolgt. Meiner Erfahrung nach gibt es Redundanzen von Richtlinien zu Prozeduren und es ist oft schwierig, unterschiedliche Inhalte über Richtlinien und Verfahren zu gleichen oder ähnlichen Themen zu schreiben. Es gibt eine Situation, wo es Sinn hat, zwei Handbücher zu haben von zwei Handbüchern macht Sinn. Wenn ein Unternehmen bestrebt ist, sich in ISO-Qualitätsstandards zertifizieren zu lassen, besteht häufig die Anforderung (der Standards), Richtlinien und Verfahren in zwei Handbücher zu unterteilen. Wenn daher ein vom Unternehmen unterstütztes Programm wie ISO-Qualitätsstandards, Six Sigma oder Capability Maturity Model (CMM) in Kraft ist, muss sich der Redakteur der Richtlinien und Verfahren an die Anforderungen dieses Programms halten, selbst wenn dies nicht der Fall ist scheinen praktisch zu sein, wie im Fall von separaten Richtlinien- und Verfahrenshandbüchern.Nach dem, was am meisten Sinn macht: Die eingebettete Grundsatzerklärung Seit 1984 befürworte ich die Verwendung eines Schreibformats, das die Richtlinienanweisung in ein Verfahrensdokument einbettet. In meinem siebenteiligen Schreibformat ist der dritte Abschnitt der Richtlinienabschnitt und hier werden die Richtlinienanweisungen geschrieben, egal wie lange sie sind. Der Writer von Richtlinien und Prozeduren kann ein oder zwei Dokumenttypen erstellen: Zuerst ein Prozedurdokument mit eingebetteten Richtlinienanweisungen. In diesem Fall könnte der Titel der Richtlinie und des Verfahrens bei der Einstellung lauten: RECRUITMENT PROCEDURE (Rekrutierungsverfahren). Der zweite Dokumenttyp ist ein Titel, der nicht das Wort Prozedur verwendet. Der Titel des Dokuments könnte RECRUITMENT GUIDELINES sein. Diese Praxis wurde von Tausenden von Unternehmen weltweit in mehr als 90 Ländern eingeführt, da sie zwei separate Handbücher überflüssig macht. In beiden Fällen würde der dritte Abschnitt des Schreibformats mit "Policy" bezeichnet. Ein Beispiel für dieses Schreibformat folgt: Zweck     Umfang     Politik     Definitionen     Verantwortlichkeiten     Verfahren     Versionsgeschichte Vorteile der Verwendung einer eingebetteten Richtlinienanweisung in einer Prozedur Es ist nicht erforderlich, ein separates Richtlinienhandbuch und ein separates Verfahrenshandbuch zu erstellen.     Schneller Zugriff und Verweis auf die prozeduralen Anweisungen und die Richtlinienanweisungen in einem Dokument.     Keine Duplizierung des Abschnittsinhalts innerhalb des Schreibformats von Richtlinie zu Prozedur oder von Prozedur zu Richtlinie. Wenn beispielsweise eine Richtlinie für die Personalbeschaffung und ein Verfahren für Personalbeschaffungsprozesse vorhanden sind, können die Bereiche Zweck, Geltungsbereich, Definitionen und Verantwortlichkeiten des Schreibformats dupliziert werden.     Sehr einfach zu schreiben Richtlinien und Verfahren mit einem einfachen, sieben Abschnitte Schreibformat. Nachteile der Verwendung einer eingebetteten Richtlinienanweisung in einer Prozedur Wenn das Management ein separates Richtlinien- und Verfahrenshandbuch fordert und nicht davon überzeugt ist, Richtlinienanweisungen in ein allgemeines Dokument einzubetten.     Wenn das Management einen Standard wie ISO 9000 Qualitätsstandards, Six Sigma oder Capability Maturity Model übernommen hat, erfordert dieser Standard die Erstellung separater Richtlinien- und Verfahrenshandbücher. Zusammenfassung: Das Schreibdilemma, zwei separate Richtlinien- und Verfahrenshandbücher zu schreiben oder generische Richtlinien- und Prozedurtitel zu verwenden und die Richtlinienanweisungen in Abschnitt drei des siebenstufigen Schreibformats einzubetten, ist überhaupt kein Dilemma, wenn man sich diese Methode genau anschaut Ich denke, dass Sie Abschnitt 3 des Sieben-Abschnitte-Schreibformats verwenden werden, um die Richtlinienaussagen darzustellen, und Sie werden meinen Ratschlägen und Ratschlägen zustimmen. Tun Sie sich selbst einen Gefallen und lernen Sie, Ihre Grundsatzerklärungen in ein Verfahrensdokument und besser Titel einzubetten Ihre Dokumente in einer allgemeinen Art und Weise, während Sie gleichzeitig die Richtlinienanweisungen früh in die Richtlinien- oder Verfahrensdokumente einbetten. Stephen B. Page ist ein Experte auf dem Gebiet der Richtlinien und Verfahren. Er hat einen MBA von UCLA und ist in Records Management, Formularberatung, Projektmanagement und Software Engineering zertifiziert. Er entwirft seine eigene Website und vermarktet seine Bücher über die Website unter: (http://www.companymanuals.com). Sehen Sie sich seine Details an und erhalten Sie 20-56% Rabatt. Stephen hat für Unternehmen wie Eastman Kodak, Boeing Aircraft, Litton Industries, Nationwide Insurance und TransUnion gearbeitet. Er hat in mehreren Branchen gearbeitet, darunter Banken, Einzelhandel, Fertigung, Beratung, Finanzdienstleistungen, Luft- und Raumfahrt und verschiedene Regierungsbehörden. Stephen hat für den Malcolm Baldrige Award, Value Engineering, Six Sigma, ISO 9000 Qualitätsstandards, CMM geführt oder teilgenommen und CMMI und Total Quality Management. Er hat mehr als 6000 Richtlinien und Verfahren geschrieben und mehr als 3000 Formulare entworfen. Stephan ist der perfekte Autor für Richtlinien- und Verfahrensbücher, weil er fast jede Situation, die Sie haben, kennengelernt hat und Methoden gefunden hat, um sie zu verbessern.