Verwenden von SAMPLES zum besseren Schreiben von Richtlinien und Verfahren - Gute Idee? Oder nicht?

March 27th, 2018

 
Beispielrichtlinien und -prozeduren: Verwenden Sie sie und erleiden Sie die Folgen eines schlechten BUY-IN Ihrer Richtlinien und VerfahrenOkay, Sie sind neu beim Schreiben von Richtlinien und Verfahren und Sie wissen nicht, wo Sie anfangen sollten, Inhalte für Ihre Richtlinien und Verfahren zu schreiben oder zu finden. Sie denken also: Ich werde Beispiele für Richtlinien- und Verfahrensdokumente suchen und sie als meine eigenen verwenden und / oder sie nach Bedarf ändern, um meine Bedürfnisse zu erfüllen. Wie einfach ist das? Leider deutet die Vielzahl von Websites zu diesem Thema darauf hin, dass viele Menschen nach dem einfachen Ausweg suchen. Und in diesem Fall ist der einfache Weg heraus die nicht die beste Lösung für die Richtlinien und Verfahren Schriftsteller. Während die Verwendung von Proben scheint wie ein einfacher Ansatz, hat es erhebliche Fallstricke mit wenigen Vorteilen und die falsche Verwendung der Proben könnte dazu führen, dass Das Policy - und Procedure - System wird nicht verwendet und wird schnell zu Staub auf einem Regal oder auf einer Festplatte verloren. Machen Sie diesen schwerwiegenden Fehler nicht Der schwerwiegendste Fehler ist, den Beispielinhalt als Ihren eigenen zu verwenden und NICHT die Benutzer des Prozesse, die an der Richtlinie oder dem Verfahren beteiligt sind. Viele Richtlinien- und Prozedursysteme sind fehlgeschlagen, weil die Autoren die Benutzer nicht in die Entwicklung des Richtlinien- und Prozedursystems einbezogen haben. Selbst wenn das Management befugt ist, von den Benutzern die Einhaltung einer Richtlinie oder eines Verfahrens zu verlangen, ist die Erfolgswahrscheinlichkeit äußerst gering, ohne dass die Benutzer in den Entwicklungsprozess für Richtlinien und Verfahren einbezogen werden. Vertrauen Sie mir, wenn ich Sie bitte, diesen Fehler nicht zu machen, da er Konsequenzen hat. Leider gibt es Hunderte von Websites im Internet, die Musterrichtlinien und -verfahren verkaufen und sogar Richtlinien- und Verfahrenshandbücher vervollständigen. Der Kauf von vollständigen Handbüchern kann nur dann sinnvoll sein, wenn das Thema durch staatliche Vorschriften geregelt ist. Aber pass auf. Wenn Sie ein vollständiges Buchhaltungs- oder Personalhandbuch kaufen, müssen Sie Ihre Benutzer dennoch in die Erstellung und Implementierung Ihrer Richtlinien und Verfahren einbeziehen. Während diese Handbücher Ihnen helfen können, mit den neuesten Vorschriften und Anforderungen der Regierung Schritt zu halten, müssen die Benutzer immer noch in den Entwurf des Richtlinien - oder Verfahrensentwurfs einbezogen werden, bei der Festlegung des logischen Ablaufs der beteiligten Prozesse und in der Verbreitung und Umsetzung der Richtlinien und Verfahren. Schlimmer ist, dass Sie nicht wissen, ob das Material, das Sie kaufen, aktuell ist. Meine Philosophie ist, dass Sie immer aktuell sind, wenn Sie aus erster Hand Forschung betreiben und Ihre Benutzer in die Entwicklung von Richtlinien und Verfahren einbeziehen. Die Fallstricke bei der Verwendung von Beispielrichtlinien und -verfahren sind: Die Inhalte und / oder Prozessabläufe können möglicherweise nicht die Nutzer, die Kultur, die Umgebung oder die Technologie des Unternehmens repräsentieren und daher gibt es keine Möglichkeit, die Zustimmung zu den in Ihren Richtlinien und Verfahren enthaltenen Informationen sicherzustellen, sofern Sie nicht gefolgt sind durch die grundlegenden Phasen des Schreibens von Richtlinien und Verfahren.     Der Schreibstil unterscheidet sich vom Schreibstil (Wörter, Sätze, Jargon), der derzeit in Ihren Richtlinien- und Verfahrensdokumenten verwendet wird.     Das Schreibformat unterscheidet sich von dem Format des Schreibens, das von Ihrem Unternehmen übernommen wurde.     Der Jargon, die Abkürzungen und Akronyme sind wahrscheinlich anders als die in Ihrem Unternehmen anerkannten. Vorteile der Verwendung von Beispielrichtlinien und Verfahrensdokumenten Vielleicht finden Sie Ideen, an die Sie vielleicht nicht gedacht haben.     Sie können möglicherweise neue oder geänderte Fragen zu Vorstellungsgesprächen ableiten, die Ihren Benutzern zur Verfügung gestellt werden, um die in Ihrem Richtlinien- und Verfahrenssystem erforderlichen Details zu verbessern.     Sie könnten Ihr Wissen erweitern, wenn auf neue Fachbegriffe, Abkürzungen oder Akronyme verwiesen wird. Wann sollten Beispielrichtlinien und Verfahrensdokumente verwendet werden? Der beste Zeitpunkt für die Verwendung von Musterrichtlinien- und Prozedurendokumenten ist während der Recherchephase des Schreibens von Richtlinien und Verfahren, da dies der Zeitpunkt ist, an dem Sie Informationen suchen, die Sie mit Ihren Benutzern diskutieren können. Die Rolle des Richtlinien- und Prozedurschreibers besteht darin, die Benutzer zu der richtigen Schlussfolgerung zu führen und einen Richtlinien- und Prozedurentwurf zu erstellen, der für Benutzer und Management akzeptabel ist. Je mehr Informationen Sie zur Hand haben, desto schneller können Sie zu dieser Schlussfolgerung gelangen, und die Zeit für die Fertigstellung des Richtlinien- oder Verfahrensdokuments wird kürzer. Zu Ihrer Information: Typische Phasen in einem Richtlinien- oder Verfahrenssystem umfassen Recherche, Schreiben, Überprüfen, Genehmigen, Veröffentlichen, Verteilen, Kommunizieren, Trainieren, Verbessern und Überarbeiten.     Die nächste beste Zeit, um Richtlinien- und Prozedurdokumente zu betrachten, ist während der VERBESSERUNGSPHASE, denn wenn fehlende Punkte entdeckt werden, können Sie darüber nachdenken, die Einfügung dieser neuen Ideen in die Überarbeitung des Richtlinien- oder Verfahrensdokuments mit den Benutzern der Prozesse zu diskutieren. Was Sie nicht tun sollten Verwenden Sie niemals die Musterrichtlinien und Verfahrensdokumente als Ihre eigenen. Nehmen Sie niemals kleinere Änderungen vor, schlagen Sie auf Ihr Firmenlogo und verteilen Sie alles, was den Musterdokumenten ähnelt. Dies ist nicht nur ein mögliches Plagiat, sondern es ist sehr unwahrscheinlich, dass Ihre Benutzer die Absicht der Richtlinien- oder Verfahrensdokumente befolgen, weil sie während der Recherche- oder Überprüfungsphasen von Richtlinien und Verfahren keine Mitsprache hatten. In einem Fall ist diese Aussage einfach nicht wahr: Wenn die Richtlinie oder das Verfahren Entschädigung oder Vorteile betrifft, springen die Benutzer die Gelegenheit, jedes Wort des Dokuments zu lesen und zu folgen, weil der Inhalt sie persönlich betrifft. Beachten Sie, dass allgemeine Richtlinien und Verfahren zum Thema Personal im Allgemeinen nur von einigen wenigen Mitarbeitern der Personalabteilung geschrieben werden und in diesem seltenen Fall werden die Benutzer nicht befragt. Beispiele für Richtlinien- und Verfahrensdokumente finden Regierungsbehörden, Universitäten und einige Beratungsunternehmen veröffentlichen Musterrichtlinien und -verfahren im Internet, damit jeder sie sehen kann, wenn Sie sie finden können. Regierungsbehörden und Universitäten sind gesetzlich verpflichtet, Richtlinien und Verfahren im Internet zu veröffentlichen. Die besten Quellen, wenn Sie sich auf den Websites zurechtfinden, sind State (US) -Websites, die das Format http: // www .state.xx.us / verwenden, wobei "xx" für die aus zwei Buchstaben bestehende Abkürzung des Bundesstaates steht. Gehen Sie auf die Websites großer Staaten wie NY, CA oder MA und suchen Sie nach Richtlinien und Verfahren. Ein weiterer, ebenso guter Ort für die Suche nach Websites sind öffentliche Universitäten wie MIT, Stanford oder UCLA. Ich habe bewusst die offensichtliche Quelle der POLITIK- UND VERFAHRENSCHREIBER ausgelassen, weil private und öffentliche Unternehmen ihre Richtlinien und Verfahren oft als proprietär und ihr Management betrachten nicht erlauben, Unternehmensdokumente mit Personen außerhalb des Unternehmens zu teilen. In einigen Fällen können Sie einen Freund davon überzeugen, dass Sie einen Höhepunkt bei einer Richtlinie oder einem Verfahren erreichen. Dies ist jedoch wahrscheinlich selten.ZusammenfassungSchreiben Sie Ihre Richtlinien- und Verfahrensdokumente basierend auf einem sorgfältigen und gründlichen Interviewprozess mit Ihren unterstützenden Benutzern oder werden von der Richtlinie oder dem Verfahren unterstützt. Verwenden Sie die Beispielrichtlinien und -verfahren mit Bedacht und verwenden Sie sie nur zusammen mit den erforderlichen Nachforschungen, um ein erfolgreiches, effektives Richtlinien- oder Verfahrensdokument zu erstellen, das diejenigen unterstützt, die Sie bei der Erstellung des Richtlinien- oder Verfahrensdokuments unterstützt haben. Ihre Richtlinien und Verfahren werden verstauben oder auf einer Festplatte ohne den richtigen Buy-In verloren gehen. Stephen B. Page ist ein Experte auf dem Gebiet der Richtlinien und Verfahren. Zu seinen Referenzen gehören ein MBA von UCLA, Certified Records Manager, Projektmanagement Professional, Certified Forms Consultant und Certified Software Quality Engineer. Er ist Autor von vier Büchern über Richtlinien und Verfahren (http://www.companymanuals.com). Zurzeit schreibt er ein neues Buch, das Mitte 2008 über Richtlinien und Verfahren veröffentlicht wird. Stephen arbeitete für Unternehmen wie Eastman Kodak, Boeing Aircraft, Litton Industries, Nationwide Insurance und TransUnion. Er hat in mehreren Branchen gearbeitet, darunter Banken, Einzelhandel, Fertigung, allgemeine Beratung, Finanzdienstleistungen, Softwareentwicklung, Luft- und Raumfahrt und verschiedene Regierungsbehörden. Stephen hat für den Malcolm Baldrige Award, Value Engineering, Six Sigma, ISO 9000 geführt oder teilgenommen Qualitätsstandards, CMM und CMMI und Total Quality Management. Er hat mehr als 6000 Richtlinien und Verfahren geschrieben und mehr als 3000 Formulare entworfen. Er hat zwei nationale Formenwettbewerbe gewonnen.