Wichtige Entscheidungen zum Einrichten eines Systems von Richtlinien und Verfahren

March 27th, 2018

 
Entscheidungen? Entscheidungen? Welche Entscheidungen? Ich möchte nur Richtlinien und Verfahren schreiben. Policies und Procedure Writer sind ergebnisorientierte Individuen, und sie sehnen sich danach, die spaßigen Dinge, das Schreiben, zu beginnen. Leider können sie nicht einfach nur schreiben, wenn das Unternehmen Richtlinien und Verfahren wünscht, die nicht funktionieren und die Meinungen und Ideen der Zielgruppen der Richtlinien und Verfahren nicht widerspiegeln. Es gibt so viel mehr zu schreiben. Entwickeln Sie eine Strategie Zuerst muss ein Spielplan entwickelt werden, der mehr als fünfzehn Entscheidungen über die Einrichtung eines Systems von Richtlinien und Verfahren anspricht. Das Endergebnis dieser Entscheidungen ist ein Verfahren zum Thema Verfahren. Dieses Dokument kann dann verwendet werden, um die Forschung, das Schreiben, die Überprüfung, die Genehmigung, die Kommunikation, die Schulung, die Verbesserung und die Überarbeitung von Richtlinien und Verfahren zu leiten. Die Entscheidungen betreffen auch das Nummerierungssystem, das Schreibformat und die Berichtsbeziehungen. Dieses Dokument kann als Prozedur für Prozeduren bekannt werden. Dieses Verfahren ist das erste und wichtigste Verfahren im System für Richtlinien und Verfahren Pivotal Policy and Procedure Entscheidungen zu treffen Was ist die Rechtfertigung für das System von Richtlinien und Verfahren? Hast du überhaupt einen?     Wer leitet die Abteilung für Richtlinien und Verfahren? Wer sponsert und finanziert das Programm?     Wie ist die Abteilung für Richtlinien und Verfahren aufgebaut? Wer schafft es? Wem berichtet es und warum?     Welche Qualifikationen hat der Autor der Richtlinien und Verfahren? Analytiker? Manager?     Wie werden Ideen für neue oder überarbeitete Richtlinien und Verfahren eingereicht?     Werden die Richtlinien- und Verfahrensdokumente gedruckt und in Hardcopy-Ordnern enthalten oder werden sie im Intranet platziert?     Werden Sie eine Grundsatzerklärung in den Hauptteil der Verfahrensanweisungen aufnehmen oder werden die Richtlinien in ein separates Dokument und / oder Ordner eingeordnet?     Wie lautet das Nummerierungssystem für die Richtlinien- und Verfahrensdokumente?     Wer entscheidet über den Inhalt? Ein funktionsübergreifendes Team? Ein allgemeines Team? Oder du? Sind Sie die Hauptperson, die den Inhalt der Richtlinien und Verfahren zur Genehmigung empfiehlt?     Was ist das Schreibformat oder die Reihenfolge, in der Inhalte präsentiert werden, die logisch und leicht zu lesen sind?     Wer überprüft die Richtlinien und Verfahren? Ein Review-Team? Ein Ausschuss?     Wer genehmigt die Richtlinien und Verfahren?     Wer verteilt die Richtlinien und Verfahren? Und in welchen Formaten? Hardcopy, Netzwerk oder Intranet oder alle drei?     Wer gibt die Richtlinien und Verfahren bekannt?     Wer trainiert und / oder betreut die Zielgruppe?     Wer prüft die Richtlinien und Verfahren? Und wie oft?     Wer überwacht die Richtlinien und Verfahren, um sicherzustellen, dass sie immer auf dem neuesten Stand sind? Wer überarbeitet die Richtlinien und Verfahren?     Wer empfiehlt Verbesserungen des Richtlinien- und Verfahrensinhalts? Diese Entscheidungen sind die primären Entscheidungen, die getroffen werden müssen, bevor die Autoren von Richtlinien und Prozeduren den Prozess starten. Es mag mehr Entscheidungen geben, aber ich bezweifle, dass es weniger geben wird. Das Dokument sollte alle diese Entscheidungen enthalten, da dieses Dokument die Bibel für das Schreiben und die Rechtfertigung zukünftiger Richtlinien und Verfahren werden sollte. Ohne diese zumindest diskutierten Entscheidungen werden Sie höchstwahrscheinlich einige der Richtlinien und Verfahren überarbeiten müssen, wenn und sobald die Entscheidungen abgeschlossen sind. Ein einfacher Weg, um diese Entscheidungen schnell zu überprüfen und zu genehmigen Die Autoren und Autoren von Richtlinien und Prozeduren können sich zusammenschließen und das Prozedur-zu-Prozedur-Dokument erstellen und Ihre empfohlene Antwort zu jeder dieser Entscheidungen hinzufügen. Die Entscheidungen können Abschnitte innerhalb der Prozedur werden, z. B. Richtlinien- und Verfahrensüberprüfungsprozess, Nummerierungssystem, Schreibformat, Verteilung, Kommunikation und so weiter. Jetzt kann der Entwurf dem Management zur Überprüfung und Genehmigung vorgelegt werden. Diese Methode kann Wochen, wenn nicht gar Monate vom Entscheidungsprozess abschneiden. Schließlich werden die meisten Richtlinien und Verfahren von Richtlinien- und Verfahrensautoren vor der Überprüfung und Genehmigung geschrieben, und alles, was sie schreiben, repräsentiert ihre Empfehlungen. Autor Biographie: Stephen B. Page ist ein Experte auf dem Gebiet der Richtlinien und Verfahren. Zu seinen Referenzen gehören ein MBA von UCLA, Certified Records Manager, Projektmanagement Professional, Certified Forms Consultant und Certified Software Quality Engineer. Er ist Autor von vier Büchern über Richtlinien und Verfahren (http://www.companymanuals.com). Zurzeit schreibt er ein neues Buch, das Mitte 2008 über Richtlinien und Verfahren veröffentlicht wird. Stephen arbeitete für Unternehmen wie Eastman Kodak, Boeing Aircraft, Litton Industries, Nationwide Insurance und TransUnion. Er hat in verschiedenen Branchen gearbeitet, darunter Banken, Einzelhandel, Fertigung, allgemeine Beratung, Finanzdienstleistungen, Softwareentwicklung, Luft- und Raumfahrt und verschiedene Regierungsbehörden. Er leitete oder nahm an Teams für den Malcolm Baldrige Award, Value Engineering, Six Sigma, ISO 9000 Qualitätsstandards, CMM und CMMI sowie Total Quality Management teil. Er hat mehr als 6000 Richtlinien und Verfahren geschrieben und mehr als 3000 Formulare entworfen. Er hat zwei nationale Formenwettbewerbe gewonnen.